238. Por otra parte, las categorías reservadas de determinada información no deben entenderse como indefinidas en el tiempo, sino que tal carácter y la subsiguiente negativa a su acceso deberán mantenerse durante el periodo estrictamente necesario para el cumplimiento del fin legítimo perseguido, lo que exige revisiones periódicas para verificar dicha necesidad 286. A su vez, el marco legal debe establecer mecanismos de depuración y desclasificación de los archivos de inteligencia, en el sentido de posibilitar el acceso público a los documentos cuya reserva ya no esté justificada y la previsión de periodos fijos de desclasificación automática de la información 287. 239. Los Estados tienen la obligación de garantizar un procedimiento adecuado y efectivo para la tramitación y resolución de las solicitudes de información. Dicho procedimiento debe fijar plazos para resolver y entregar la información, y debe ser administrado por funcionarios debidamente capacitados 288. En específico, cuando se trata de la investigación de un hecho punible, la decisión de calificar como secreta la información y de negar su entrega jamás puede depender exclusivamente de un órgano estatal a cuyos miembros se les atribuye la comisión del hecho ilícito 289, ni quedar a su discreción la decisión final sobre la existencia de la documentación solicitada 290. 240. Finalmente, cuando este tipo de información se encuentra en poder del Estado, recae en las autoridades estatales el deber de administrar dicha información adecuadamente, evitando su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado 291, siempre que subsistan los motivos que justifiquen su conservación, sin importar si el acceso a tal información ha sido denegado o no por las autoridades por la autoridad competente. En el caso Herzog y otros Vs. Brasil, la Corte reconoció la obligación positiva de los Estados de preservar los archivos y otras pruebas relativas a graves violaciones de los derechos humanos, como una forma de garantizar el derecho al libre acceso a la información tanto en su dimensión colectiva como individual 292. A su vez, en Gelman Vs. Uruguay, este Tribunal ordenó la adopción de medidas pertinentes para garantizar el acceso técnico y sistematizado a información guardada en archivos de seguridad nacional, para lo cual el Estado debía asignar partidas presupuestarias adecuadas, por entender que la investigación de graves violaciones a los derechos humanos se había párrs. 40 y 41; Principios de Tshwane, Principio 10, y Ley Modelo Interamericana sobre Acceso a la Información, artículo 27. Cfr. Principios de Tshwane, Principio 16 y Caso Miembros de la Corporación Colectivo de Abogados “José Alvear Restrepo” Vs. Colombia, supra, párr. 607. 286 Cfr. Principios de Tshwane, Principio 17. Y Caso Miembros de la Corporación Colectivo de Abogados “José Alvear Restrepo” Vs. Colombia, supra, párr. 608. 287 288 Cfr. Caso Flores Bedregal y otras Vs. Bolivia, supra, párr. 140. Cfr. Caso Myrna Mack Chang Vs. Guatemala, supra, párr. 181, y Caso Flores Bedregal y otras Vs. Bolivia, supra, párr. 139. 289 290 Cfr. Caso Gomes Lund y otros ("Guerrilha do Araguaia") Vs. Brasil. Excepciones Preliminares, Fondo, Reparaciones y Costas. Sentencia de 24 de noviembre de 2010. Serie C No. 219, párr. 202, y Caso Flores Bedregal y otras Vs. Bolivia, supra, párr. 139. 291 Cfr. Principios de Tshwane, Principio 15, Ley Modelo Interamericana sobre Gestión Documental, artículo 15 y Caso Miembros de la Corporación Colectivo de Abogados “José Alvear Restrepo” Vs. Colombia, supra, párr. 607. 292 Cfr. Corte IDH. Caso Herzog y otros Vs. Brasil. Excepciones Preliminares, Fondo, Reparaciones y Costas. Sentencia de 15 de marzo de 2018. Serie C No. 353, párr. 337. 76